Firmowe dokumenty - dlaczego i jak należy je chronić?

Firmowe dokumenty – dlaczego i jak należy je chronić?

Artykuł miesiąca

Cenny sprzęt i gotówka to nie jedyne rzeczy znajdujące się w firmie, które należy chronić przed wpadnięciem w niepowołane ręce. Obecnie równie istotne jest chronienie także różnego rodzaju dokumentów. Dlaczego jest to tak ważne i w jaki sposób możemy skutecznie zapobiec sytuacji, w której wrażliwe dane trafiają w ręce złodzieja?

Kradzież cennych dokumentów firmowych, czy też kopiowanie przez osoby niepożądane może mieć znacznie boleśniejsze skutki dla przedsiębiorstwa niż utrata cennego sprzętu, czy nagłe straty finansowe. W takich sytuacjach narażona jest często dobra reputacja firmy, a ujawnienie wyniesionych z firmy poufnych informacji może doprowadzić ją nawet na skraj upadku. Sprawdźmy jakiego rodzaju wycieki danych są szczególnie niebezpieczne i w jaki sposób można się przed nimi chronić.

Kradzież tożsamości

Obecnie wciąż narasta fala przestępstw popełnianych dzięki zdobyciu cudzych danych i wykorzystaniu ich do sfałszowania własnej tożsamości. Z tego względu wprowadzone są takie rozwiązania jak RODO, które zobowiązują pracodawców do pełnej ostrożności w administrowaniu danych klientów oraz pracowników. Mimo to, w dalszym ciągu dochodzi do różnego rodzaju wycieków, na które w szczególności narażone są firmy prowadzące działalność medyczną. Jak pokazują analizy, w tej branży aż 65% przecieków danych związanych jest z wynoszeniem oraz kopiowaniem fizycznej, papierowej dokumentacji. Dlatego tak istotne jest trzymanie cennych dokumentów „pod kluczem” – niedopełnienie obowiązku o ochronie danych to nie tylko cios dla reputacji, ale także dotkliwe konsekwencje finansowe w rodzaju odszkodowań.

Pożegnalny „prezent”

Zagrożeniem dla firmowych dokumentów bywają też sami pracownicy — dotyczy to zwłaszcza osób, które opuszczają przedsiębiorstwo i chcą przed zakończeniem pracy przywłaszczyć sobie część danych, czy to na użytek własny, czy też konkurencji. Nie brakuje głośnych przypadków tego rodzaju sytuacji — w jedną z nich wplątany został kilka lat temu słynny Uber. W jego szeregi został przyjęty Anthony Lewandowski, były pracownik jednego z pomniejszych konkurentów Ubera, firmy o nazwie Waymo. Jak się jednak okazało, Lewandowski przed opuszczeniem swojego poprzedniego pracodawcy ukradł i skopiował ogromną ilość dokumentacji technicznej, która zdaniem specjalistów najprawdopodobniej posłużyła Uberowi do rozbudowania swojej technologii. Waymo wytoczyło Uberowi proces, który ciągnie się do dziś. Chociaż zanosi się na to, że Uber będzie musiał w jakiś sposób zapłacić mniejszemu konkurentowi, to będzie to zapewne suma nieporównanie mniejsza od wartości, jaką mogła osiągnąć firma Wayno gdyby nie kradzież dokumentacji.

Zabezpieczenie przed złodziejami i żywiołem

W jaki zatem sposób zabezpieczyć się przed kradzieżą dokumentów? Najlepszym rozwiązaniem jest wyposażenie firmowego biura czy archiwum w zabezpieczane szafy na dokumenty, czy też sejfy na dokumenty. Nad czym warto zastanowić się przed zakupem? Przede wszystkim dobrze jest dobrać mebel do stopnia poufności dokumentów. Jeżeli nie są to dokumenty najwyższej wagi, które na dodatek są w częstym użytku, z powodzeniem mogą znaleźć się w szafie na dokumenty poufne. Jest ona dobrze zabezpieczona, ale dostęp do jej wnętrza jest wygodniejszy niż w przypadku sejfu. Kiedy natomiast musimy mieć absolutną pewność, że nikt do konkretnych danych nie dotrze, należy koniecznie zainwestować w sejf na dokumenty. Na rynku dostępne są zróżnicowane warianty, o różnej ilości drzwi, grubości ścianek i odmiennych sposobach otwierania. Warto mieć na uwadze, że sejf może uchronić nie tylko przed kradzieżą – niektóre modele ochronią dokumenty także w przypadku zalania bądź pożaru.

Poufne dokumenty w niepowołanych rękach mogą nabrać wręcz niszczycielskiej siły — ich ujawnienie zawsze stanowi poważne zagrożenie dla firmy. Nie warto zatem ryzykować: lepiej dobrze się zabezpieczyć inwestując taki sprzęt jak szafa na dokumenty poufne czy sejf na dokumenty.

Publikacja przygotowana przez www.sejfexpert.pl – internetowy sklep z sejfami, kasami i szafami pancernymi.

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o